Siendo el formulario W-9 un documento necesario para el establecimiento de información de un trabajador independiente con un negocio, se destacan los siguientes puntos para su comprensión:
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Cómo completar el Formulario W-9
El formulario W-9 debe de ser completado correctamente para su uso, estos son empleados cuando una persona contrata a un trabajador que trabaja por su cuenta.
Al presentar un pago durante el transcurso del tiempo, entonces el formulario W-9 debe de ser completado mientras se va adicionando toda la información referente a este empleo.
Es importante conocer que el número que se debe de emplea en este formulario lo determina la clasificación para impuestos federales que se relacionan con la organización para su identificación.
Entonces en el caso de ser autónomo se debe de presentar el número ITN o el número que se presenta del seguro social, este caso también abarca para aquellos que poseen un propiedad.
En el caso de ser una organización o negocio, se debe de presentar en el formulario el número EIN que sería la identificación específica del negocio.
Además del EIN también debe de presentarse el TIN, ya que relacionará también el número de identificación por parte del que contribuye.
También es necesario que se presente la información del nombre que presenta el negocio así como la dirección para especificar al mismo y pueda ser identificado.
Se considera que el trabajador debe de reportar de forma obligatorio la relación de sus ingresos y esto se lleva a cabo por el IRS que especifique un porcentaje de su retención.
Este tipo de retenciones se vienen aplicados para diversos tipos de pagos de tal formas que se presenten según los impuestos, esto abarca los empleados que requieren completar todo.
En ciertos casos las personas no llevan a cabo la declaración de los ingresos de forma correcta, ya que es muy importante para los negocios que el registro de pagos se mantenga.
Paso a paso
El envío del formulario W-9 se lleva a cabo para la recepción de pagos, mientras se encuentre en Estados Unidos, entonces es necesario llevar a cabo este método de manera específica.
Se realiza a partir de este debido a que se requiere de una notificación de cada uno de los ingresos directamente al Departamento del Tesoro que es de Estados Unidos.
Procediendo a hacer uso del mismo es necesario acceder a la página que esta presenta de manera automática, y en ella se presentará el formulario, que se completa siguiendo los pasos siguientes:
- Se debe de seleccionar en la pestaña denominada ‘Pagos’
- En esta se presentan otras opciones, entre las cuales se debe de seleccionar en ‘Perfil’
- Luego de ello se procede a seleccionar el enlace que presenta el proceso de envío de la información de tipo fiscal.
- Se debe de acceder a un formulario W-9 el cual se debe de completar.
- Es necesario seleccionar la opción correcta, que dependerá del tipo de información que fiscal que presenta la organización o la empresa.
- Se procede a colocar específicamente el número que es de identificación fiscal.
- Y se adiciona la firma para poder validar el formulario W-9.
Estos pagos se realizan una vez al mes, y todo el proceso se lleva a cabo según la cuenta corriente que haya sido registrada para la acción de los ingresos.
Que es el formulario W-9
Es un formulario del Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos que es conocido por sus siglas IRS, presenta el funcionamiento de obtención de información de proveedores.
Dado a que se basa en el uso de servicios, normalmente es usado por las personas que trabajan por su cuenta, de forma personal, o con ciertos fines independientes.
Al emplear el IRS entonces se podrá tener acceso a la información del servicio, ya sean datos como el nombre, la dirección específica, número de identificación y otros.
Por lo tanto es necesario tener en cuenta que para llevar a cabo el complemento de este formulario no se pueden presentar a fines de trabajo de una organización y empresa.
Se destacan los datos que se presentan en este formulario, y que es obligatorio, estos son:
- El Nombre
- La Dirección específica
- El número de identificación puede ser el fiscal o el patronal.
Es necesario que el formulario W-9 presente estos datos, dado a que a partir del mismo se presentaran las certificaciones que requiere poseer para su aceptación a partir de pena de perjurio.
Estas certificaciones son las que se encargan de validar el número de identificación, destacando a que el mismo es correcto, es decir, que no se presenta caso de retención adicional de impuestos.
Es importante que de esta forma la persona que vive en Estados Unidos presenta un cumplimiento con cada una de las instrucciones que requiere el formulario W-9.
¿Quiénes deben presentar el formulario W-9?
Los trabajadores independientes son quienes presentar el formulario W-9, es decir, que un empleador exige este formulario.
Se necesita del número de identificación así como la información que presenta este formulario para conocer por ejemplo el número de identificación que presenta el trabajador.
Como el empleador requiere de crear un formulario, se presenta necesario conocer los datos del trabajador independiente por lo cual es obligatoria su entrega.
Entonces el trabajador independiente hace entrega un tipo de declaración que posee la información de temas como por ejemplo:
- Deudas canceladas de forma correcta
- Intereses pagados
- Transacciones realizadas
- Abonos realizados a una propiedad
- Ingresos Recibidos
Se presenta el formulario W-9 como un requisito para que el declarador pueda presentar y confirmar cada uno de sus ingresos, a pesar de que no presenta una relación directa.
Pero como se presenta un servicio a la organización, empresa o negocio, este debe de presentar todas las acciones justificadas de forma correcta por lo cual requiere de esta información.
Para esto se toma en cuenta que en el caso de los trabajadores independientes, estos no presentan todos los puntos iguales como los presenta un trabajador directo.
Se llegan a presentar ciertas diferencias en los beneficios, reclamos u otros, pero el proceso establecido es el correcto y entre ello se presenta la entrega del formulario W-9.
Preguntas frecuentes
Son muchas las preguntas que se relacionan al tema del formulario W-9, para aclarar dudas se presentan las interrogantes más destacadas:
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¿Cuándo se debe de enviar el formulario W-9?
Se presenta mediante email a las personas que viven en Estados unidos en el momento específico en que sus ingresos alcanzan un tope, el cual suele de ser de unos 10,00$.
En este momento se presentará la notificación de que se complete la información específica requerida en el formulario W-9 y este debe de ser enviada como respuesta.
Para que se pueda recibir el pago es necesario haber realizado el proceso de envío del formulario que se presente como archivo de la cuenta que presentan ciertos ingresos.
Estos ingresos deben de haber alcanzado con anterioridad ciertos niveles, para que el proceso se lleve a cabo de forma correcta.
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Que ocurre si no se entrega a tiempo
El no hacer entrega del formulario W-9 en el tiempo estipulado puede generar un multa a la persona, esta penalización suele de ser de unos 50$, lo cual no es lo deseado.
Es necesario que se cumpla el tiempo ya que también se pueden sufrir penalizaciones por parte de la empresa en la cual se presenta el servicio.
La empresa puede llegar a retener un porcentaje del próximo pago de la persona, entonces de cometer tal falta el próximo pago sería incompleto debido a ello.
La IRS es quien recibe este monto que fue descontado, ya que la empresa se encarga de llevar a cabo el proceso de entrega.
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Que hace la empresa con el formulario W-9
Dado que a partir del formulario W-9 presenta información que la empresa requiere para poder llevar a cabo la creación de un formulario que es conocido como 1099-MISC.
Este formulario creado se encarga de presentar el monto total del pago que llevo a cabo durante el año, esto suele de presentarse para ciertos casos máximos de un monto.
Luego de haber llevado a cabo este formulario entonces se presentan copias a los proveedores así como se hace el envío de la misma a la IRS.
Por estas razones, la entrega del formulario W-9 se presenta como un requisito obligatorio para trabajadores.
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¿Cómo sé si aprobaron mi formulario W-9?
Se presenta un tiempo estipulado para la revisión de los formularios luego de haber sido recibido, para conocer el estado del mismo se puede llevar a cabo la consulta en el Centro tributario.
Al acceder a esta información, se conocerá si la misma ha sido aprobada o no, es importante estar seguros de que se lleve a cabo su aprobación correctamente.
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¿Se puede necesitar enviar un nuevo W-9?
En el caso de que los datos sean actualizados, o se presente un pase de cuenta a otros datos que son distintos, entonces el formulario W-9 debe de ser actualizado y enviado como uno nuevo.
Gracias por considerar nuestra información, esperamos que haya sido de mucha ayuda.
